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学会事務局業務

学会事務局業務

学会事務局業務について

2005年以降、学術団体が一般社団法人や公益社団法人などの法人格を持つことは一般的になりました。
団体の運営に関してはそれぞれの法人格等に合わせた事務局体制の構築が必要となります。
合同会社RIMCでは先生方のご要望、実現したい形をお伺いし、
実現に向けて具体的にどのようなアプローチができるかを共に考え、業務に当たることを理念としています。

<会員管理>

団体の要である会員管理は必然であり、団体運営において切り離して考えることは出来ません。
規模の大小に関わらず、会員情報を正確に把握し、管理していくことは団体としての責務です。
当社では原則的に、それぞれの団体の性格に合わせた会員管理システムをまず構築し、データ化を進めます。
この基礎をまずは固めた後に、会費徴収や委員会管理など、具体的な団体運営にコミットしていきます。

<会費徴収>

会員からの会費徴収は団体運営の要です。
会員数や会員属性など、会員情報の正確な把握はまずはこのためにあると言っても過言ではありません。
団体からの目線としては年度ごとの会費が正確に徴収できているか、遅滞が無いかということ、
会員からの目線としては納付方法が簡易であることや、納付時期等のアナウンスが適切に行われているかといったことが求められます。
弊社では先に記載した会員管理システムの中に会費徴収の情報を組み込み、会員が何年度の年会費を、いつ支払ったか等の情報を管理します。 

また、支払い方法についても一般的である銀行振込に合わせて、利便性という点でクレジットカード支払いなど、
各種支払い方法を提供できる体制を持っています。ご要望に合わせてカスタマイズしますので、ご相談頂ければ幸いです。
弊社社員は全員金融機関セキュリティ部門での勤務経験がございますので、組織にとっても会員にとってもリスクの少ない環境をご提案させていただきます。

<委員会運営>

多くの団体がその理念の達成のために組織の中にそれぞれ目的を持った委員会を設けています。
活発な委員会開催はすなわち活発な団体運営につながっていきます。
弊社ではそれぞれの委員会活動は団体内において1つの事業であると捉え、その事業が継続的に、
活発に活動できるよう、委員会開催の調整や会議設定など、委員会が安定的に活動できるような支援を行います。 

昨今ではWEB会議システム、ツールを用いた会議も増えてきました。
WEB会議の積極的な導入は委員会経費の削減に繋がりますが、導入、活用には一手間必要であったりもします。
弊社では様々なツールを試しながら実際にWEB会議やWEB配信などのお手伝いもしてきておりますので、
不安な点があればお気軽にご相談ください。

<会計管理>

会費収入や委員会経費など、団体運営においては年間を通して日常的に多くの会計が発生し、
年度末には決算を行わなければなりません。
また、一言に決算と言っても一般社団法人や公益社団法人など、
その法人格に応じた決算作業が必要となります。
弊社ではそれぞれの法人格に応じた日常の会計業務はもちろん、
年度末の決算業務についても責任を持って 取り組んでまいります。
また、専門的な知識が必要となる場面においては会計士に依頼をするなど、柔軟な対応を心がけています。

学会、団体の運営方法はそれぞれの団体で似通った部分もあれば、
独自に対応、検討が求められる部分、場面もございます。
弊社ではそれぞれのニーズに合わせた対応を団体責任者の方々と一緒に考えることに寄って、
最善の方法を模索していきたいと考えております。まずはご相談頂ければ幸いです。